第三章会计软件的应用 
54．会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。 
55．系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。 
系统初始化是会计软件运行的基础。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。 
系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。 
系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。 
模块级初始化是设置特定模块运行过程中，所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。 
系统级初始化内容主要包括：①创建账套并设置相关信息；②增加操作员并设置权限；③设置系统公用基础信息。 
模块级初始化内容主要包括：①设置系统控制参数；②设置基础信息；③录入初始数据。 
56．日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。 
日常处理的特点： 
(1)日常业务频繁发生，需要输入数据量大； 
(2)日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。 
57．期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。 
期末处理的特点： 
(1)有较为固定的处理流程。 
(2)业务可以由计算机自动完成。 
在会计软件应用的各处环节均应注意对数据的管理。 
数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。 
数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。 
58．账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等。建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币(即本位币代码和本位币名称)等。 
管理用户并设置权限： 
(1)管理用户。 
用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等 
操作。 
(2)设置权限。 
在增加用户后，一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。 
59．设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。 
设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。 
60．职员档案资料一旦被使用将不能被删除。 
设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。 
61．(1)单位类型编码、供应商编码、客户编码必须唯一。供应商编码与客户编码不能重复。 
(2)单位编码、单位名称、单位类型必须输入，其余可以忽略。 
62．设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。 
凭证类别设置完成后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。 
凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。 
在记账凭证录入时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求修改，直至符合为止。 
63．设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。 
增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。 
64．会计科目编码按照科目编码规则进行。在对会计科目编码时，一般应遵守以下原则： 
(1)唯一性。每个编码必须唯一地标识某一个科目，不可重复。 
(2)统一性。所有会计科目的编码标准必须遵守统一的编码方案。 
(3)扩展性。编码既要适应企业当前核算的要求，又要考虑将来业务发展的变化，在设计编码时应注意保留一些空间，以方便将来科目的增减变动。 
65．已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 
已有数据的会计科目，应将该科目及其下级科目余额清零后再进行修改或删除。

删除科目后不能恢复，只能通过增加功能重新增加被删除的会计科目。 
非末级科目不能删除。非末级会计科目不能再修改科目编码。